Lean Office y procesos administrativos

¿Sabías que más del 65 % de las quejas de los clientes son por problemas comerciales y administrativos?

¿sabías que hasta el 80% de los tiempos de espera es por tareas administrativas?

Lean Office. Gran parte de los procesos y operaciones son procesos administrativos que incluyen hacer ofertas, presupuestos, planos, cálculos, facturas, y procesos parecidos. Y es que más de la mitad de los costes en las empresas industriales y de servicios, están en los procesos administrativos y de oficina, en la mano de obra indirecta.

La mayor parte de esos problemas vienen dados por datos incorrectos, pérdida de documentación, trato con los clientes, errores en la facturación, problemas de comunicación y exceso de burocracia.

Con la metodología lean office y procesos administrativos, buscamos siempre mejorar la productividad en el entorno administrativo para optimizar la ejecución del trabajo.

Normalmente el contenido de trabajo en procesos de fabricación está por lo general mucho más estandarizado. Aunque hemos de tener en cuenta que el mantenimiento de registros y operaciones, las recepciones de material, los pagos, los informes, la contabilidad de costes, las horas de presencia y otras tareas relacionadas las operaciones también se pueden mejorar radicalmente con lean office.

Si analizamos el proceso administrativo de preparar presupuestos para los clientes, vemos que un presupuesto puede ser rápido y fácil.Pero el siguiente puede ser muy difícil y costarnos más que tres fáciles.

En general, en los procesos administrativos no se sabe cuánto trabajo nos va a dar la próxima tarea hasta que no la empezamos.

¿Por qué debemos aplicar herramientas y metodología lean office en los procesos administrativos?

Las operaciones administrativas son muy importantes. ¿crees que No añaden valor a tu producto o servicio?.

Un fallo en la información puede tener consecuencias graves en las compras o en la fabricación, por ejemplo.

1.- Si tenemos en cuenta lo importante que es no equivocarse y realizar bien las operaciones administrativas. El objetivo número uno es la prevención de errores.

2.- La segunda prioridad es en concepto lean y just in time. Se debe recibir la información justo cuando se necesita.

3.- El tercer punto es asegurar que la información que se facilita está completa y que el flujo de información no se atasca con datos inútiles.

4.- La necesidad de eliminar la ineficiencia y el despilfarro. Cuidado, aunque sea el cuarto en nuestra lista, es muy pero que muy importante.

Qué hay que tener en cuenta para aplicar lean office

1.- Estandarización de operaciones: Después de analizar cuidadosamente y mejorar un proceso administrativo y explicar la mejora a todas las personas implicadas, hay que estandarizar el proceso para que todo el mundo lo pueda aplicar y entender.

2.- Eliminar datos y registros innecesarios: Probablemente el paso más importante en lean office y procesos administrativos sea esa revisión crítica de los métodos de mantenimiento de registros en la empresa. Hemos visto muchísimas veces cómo se siguen haciendo procesos y se registran datos para elaborar consultas e informes que no se utilizan o que ya están obsoletos.

Si un registro no puede eliminarse, debemos contemplar si lo podemos simplificar, combinar con otro o eliminar. Por ejemplo, si se trata de informes diarios, debemos analizar si realmente se necesita todos los días.

Para resumir, lista para analizar un proceso administrativo e implantar lean office:

1.- ¿Hay documentos, registros o datos innecesarios?

2.- ¿La información que se facilita es la correcta, la cantidad es apropiada, se da en el lugar correcto y en el momento oportuno?

3.- ¿Utilizamos demasiado tiempo en procesar los datos o en crear los informes?

4.- ¿Podemos reducir el número de registros y/o abreviar los contenidos?

5.- ¿Son excesivos los movimientos de documentos?

Además, no debemos olvidar que para mejorar métodos y procesos debemos analizar e implantar:

6.- La creación de registros y el flujo de información para simplificar, acelerar y mejorar la exactitud y fiabilidad de los datos.

7.- La distribución del trabajo en el proceso de información y creación de registros.

8. Las posibilidades de minimizar y simplificar registros.

Caso de éxito: Cómo implantar lean office en los procesos administrativos

Los pasos para implantar lean office en los procesos administrativos son similares a los de lean manufacturing.

La principal diferencia es que en los que en lean office nos centramos mucho en el gráfico de procesos para estudiar el flujo de trabajo y proponer mejoras.

En nuestro cliente los procesos administrativos para tramitar la recepción de artículos comprados a sus proveedores pasan por almacén, compras, calidad y administración.

Como puedes intuir, las operaciones administrativas consumen mucho tiempo.

1.- Realizamos un análisis diagnóstico inicial trabajando in situ donde clarificamos los problemas y elaboramos un cuadro preciso con la situación.

2.- Creamos un gráfico del proceso dividido en columnas verticales para distribuir las operaciones por departamento.

3.- Propusimos una primera versión del plan de mejora con un sistema KANBAN en compras y calidad, y un gráfico con los tiempos en el tablero de comunicación y marcha.

4.- Implantamos y evaluamos el plan de mejora, para:

4.1.- sincronizar los trabajos

4.2.- eliminar datos y registros innecesarios

5.- Estandarizar la mejora, ya que los procesos administrativos son muy propensos a que las mejoras retrocedan o se debiliten, por lo que la estandarización es fundamental.

Al final, hemos conseguido mejorar los tiempos de respuesta al cliente un 35% y se ha reducido la mano de obra indirecta un 28%, con una mejora valorada en más de 210.000 euros anuales.

¿Quiéres mejorar tus tiempos de respuesta? ¿quiéres reducir la mano de obra indirecta? Contacta con nosotros