¿Cómo se elabora un organigrama? ¡Toma nota de las claves!

¿Cómo se elabora un organigrama? Claves para el organigrama de una empresa

¿Cómo se elabora un organigrama? Te lo detallamos en Resultae

¿Quieres organizar tu empresa?

El primer paso es elaborar el organigrama. ¿No sabes cómo se elabora un organigrama o lo que es? Presta atención a continuación.

El organigrama es la representación gráfica de la relación entre los procesos y las funciones de la empresa.

Para que una organización sea eficiente y proporcione buenos resultados es imprescindible que los trabajadores sepan qué papel desempeñar en su función y en los procesos de negocio. También deben conocer su interrelación con resto de puestos de trabajo.

¿Cómo se elabora un organigrama?

Las claves son:

  1. Para una función debe haber sólo una única persona como responsable.
  2. Para un proceso debe haber un único responsable.
  3. Una misma persona puede ser responsable de varias funciones y varios procesos.
  4. En cada proceso debe haber una persona suplente para suplir ausencias y atender las tareas correspondientes. No se trata de aumentar el número de responsabilidades sino de suplir ausencias para ser efectivos. Al mismo tiempo, una persona puede ser responsable de un proceso y subordinado de su jefe en la función a la que pertenece, y al revés, puede ser responsable de un proceso y tener subordinado a su jefe natural de la función.
  5. Las funciones y procesos deben definirse independientemente de las personas, ya que las personas cambian y desaparecen; las funciones y procesos deben definirse de acuerdo con las necesidades de la empresa, no de las personas.
  6. El jefe es el responsable del cumplimiento de las tareas que están a su cargo, y debe formar y enseñar a las personas de su equipo dentro de los métodos de trabajo más eficaces.
  7. Los trabajos, responsabilidades, etc que se indican en la norma de cada función o proceso no son limitativos y nadie puede valerse de ello para la realización de un trabajo que le ordene su jefe.
  8. En los niveles de organigrama, comparar alturas entre funciones colocadas en ramas diferentes del gráfico del organigrama no significa que jerárquicamente sea superior o inferior. De la misma manera, tampoco son comparables niveles de funciones con las categorías de sus responsables ni con los sueldos y salarios de los mismos.

No obstante, la tendencia actual es la organización por procesos, donde hay pocos niveles jerárquicos con pocos jefes y mejor con líderes de calidad y muchos responsables de los procesos importantes de la empresa. Así, Resultae utiliza fichas de función para definir DPT’s (Descripciones de puestos de trabajo) que son procedimientos escritos donde se enumeran las características más importantes del contenido de la función.

¿Qué es una DPT?

El organigrama y las DPT son el cuadro de funcionamiento estándar de la empresa. Pero como la empresa debe ser dinámica, ágil y flexible, el organigrama empresarial evoluciona y cambia, y hay que tener en cuenta lo siguiente sobre los procedimientos:

  1. Una empresa debe tener procedimientos definidos
  2. Los procedimientos deben cumplirse en la medida de lo posible y las personas que trabajan en la empresa deben conocerlos y aplicarlos.
  3. El cumplimiento de los procedimientos debe ser flexible si la situación lo requiere, ya que muchas veces los procedimientos no deben cumplirse a rajatabla.

Por ejemplo, la descripción del puesto de trabajo o DPT de un CEO, sería:

DPT DE UN CEO:

  1. SUPERVISADO POR: Consejo de Administración
  2. SUPERVISA A:
    1. Calidad
    2. Control de Gestión
    3. Sistemas
    4. Compras
    5. Operaciones
    6. Administración
    7. Comercial
    8. Finanzas
    9. Personas
    10. Fabricación
  3. FUNCIÓN PRINCIPAL: Política general de la empresa a partir del plan estratégico a desarrollar por las funciones que supervisa optimizando los medios humanos, materiales y financieros necesarios para aplicarla utilizando para ello el control de gestión y el plan estratégico.
  4. OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES:
    1. Estudio permanente del entorno, clientes, competidores…
    2. Observar y recoger nuevas ideas, productos, tendencias que puedan influir en la marcha del negocio.
    3. Vigilar y hacer cumplir todas las órdenes y normas establecidas
    4. Hacer que cada responsable de departamento cumpla con su función de acuerdo con el plan estratégico
    5. Expresar y ser escuchado por el Consejo de Administración para colaborar siempre dentro de los límites de su competencia
    6. Elegir los medios humanos, materiales, humanos y financieros, para aplicar la política de la empresa.

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